RFB Explicita Armazenamento de Arquivos Digitais

Por meio do Ato Declaratório Interpretativo RFB 4/2019 a Receita Federal do Brasil (RFB) manifestou entendimento sobre o armazenamento digital de documentos.

Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente para fins do disposto no parágrafo único do art. 195 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 – Código Tributário Nacional (CTN).

O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade.

Os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica.

Os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.

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ESCRITURAÇÃO DO CONTRIBUINTE

GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA

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Guarda de Arquivos Transmitidos – EFD-ICMS/IPI

O contribuinte deve guardar a EFD-ICMS/IPI transmitida juntamente com o recibo da transmissão, pelo prazo previsto na legislação (5 anos).

Observe-se que não se trata do arquivo gerado utilizando a funcionalidade Cópia de Segurança e nem pela funcionalidade Exportação do Arquivo TXT, ambas do PVA.

O recibo de entrega é gerado pelo ReceitaNet, com o mesmo nome do arquivo para entrega, com a extensão “REC” e será gravado sempre no mesmo diretório do arquivo transmitido.

No arquivo do recibo, consta a identificação e também o “hash code” do arquivo transmitido.

Para visualização do recibo, com prévia importação da EFD-ICMS/IPI no PVA, os arquivos TXT: enviado e recibo – devem estar no mesmo diretório.

O Arquivo TXT exportado (opção Exportar do menu Escrituração Fiscal) leva os dados apenas daquela EFD ICMS/IPI a qual ele se refere, sem assinatura e nem dados das demais tabelas constantes do banco de dados do PVA.

O Arquivo da Cópia de Segurança gera uma cópia de todos os dados constantes na base do PVA, incluindo as tabelas auxiliares atualizadas, se assim estiverem no PVA, na data da cópia.

Fonte: Guia Prático da EFD-ICMS e IPI.

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Quais os Procedimentos para Guarda dos Dados e Arquivos da EFD?

O contribuinte deve manter todos os documentos fiscais que deram origem à Escrituração Fiscal Digital (EFD), na forma e prazos estabelecidos para a guarda de documentos fiscais na legislação tributária, observados os requisitos de autenticidade e segurança nela previstos.

A partir de 01 de janeiro de 2009, os contribuintes obrigados à EFD devem escriturá-la e transmiti-la, via Internet. A obrigatoriedade da EFD-ICMS/IPI encontra-se na legislação estadual.

O arquivo digital da EFD-ICMS/IPI será gerado pelo contribuinte de acordo com as especificações do leiaute definido em Ato COTEPE e conterá a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis correspondentes ao período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil, inclusive. Fica dispensada a impressão dos livros fiscais.

O contribuinte deverá armazenar o arquivo digital da EFD-ICMS/IPI transmitido, observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais.

A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações nele constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável.

O arquivo a ser mantido é o arquivo TXT gerado e transmitido (localizado em diretório definido pelo usuário), não se tratando, pois, da cópia de segurança.

Bases: Ajuste SINIEF 2/2009 e Guia Prático do SPED/2018.

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Qual o Prazo de Manutenção dos Arquivos EFD?

A empresa deve guardar a EFD-ICMS/IPI transmitida juntamente com o recibo da transmissão, pelo prazo previsto na legislação (5 anos).

Observe-se que não se trata do arquivo gerado utilizando a funcionalidade Cópia de Segurança e nem pela funcionalidade Exportação do Arquivo TXT, ambas do PVA.

O recibo de entrega é gerado pelo ReceitaNet, com o mesmo nome do arquivo para entrega, com a extensão “REC” e será gravado sempre no mesmo diretório do arquivo transmitido.

No arquivo do recibo, consta a identificação e também o “hash code” do arquivo transmitido.

Para visualização do recibo, com prévia importação da EFD-ICMS/IPI no PVA, os arquivos TXT: enviado e recibo – devem estar no mesmo diretório.

O Arquivo TXT exportado (opção Exportar do menu Escrituração Fiscal) leva os dados apenas daquela EFD ICMS/IPI a qual ele se refere, sem assinatura e nem dados das demais tabelas constantes do banco de dados do PVA.

O Arquivo da Cópia de Segurança gera uma cópia de todos os dados constantes na base do PVA, incluindo as tabelas auxiliares atualizadas, se assim estiverem no PVA, na data da cópia.

Fonte: Guia Prático da EFD-ICMS e IPI.

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Guarda de Arquivo Original da EFD ICMS/ IPI

O contribuinte deve guardar a EFD-ICMS/IPI transmitida juntamente com o recibo da transmissão, pelo prazo previsto na legislação.

Observe-se que não é o arquivo gerado utilizando a funcionalidade Cópia de Segurança e nem pela funcionalidade Exportação do Arquivo TXT, ambas do PVA.

O recibo de entrega é gerado pelo ReceitaNet, com o mesmo nome do arquivo para entrega, com a extensão “REC” e será gravado sempre no mesmo diretório do arquivo transmitido.

No arquivo do recibo, consta a identificação e também o “hash code” do arquivo transmitido.

Para visualização do recibo, com prévia importação da EFD-ICMS/IPI no PVA, os arquivos TXT: enviado e recibo – devem estar no mesmo diretório.

O Arquivo TXT exportado (opção Exportar do menu Escrituração Fiscal) leva os dados apenas daquela EFD ICMS/IPI a qual ele se refere, sem assinatura e nem dados das demais tabelas constantes do banco de dados do PVA.

O Arquivo da Cópia de Segurança gera uma cópia de todos os dados constantes na base do PVA, incluindo as tabelas auxiliares atualizadas, se assim estiverem no PVA, na data da cópia.

Se você não possui o arquivo, você pode baixar o mesmo por meio do ReceitanetBX.

Fonte: Manual EFD.

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