A Contabilidade na Produção de Provas no Processo Administrativo Fiscal

11/07/2013 Portal Tributário

A prova no Processo Administrativo Fiscal é de fundamental importância e deve ser criteriosamente produzida pelo contribuinte, através da prova o julgador forma sua convicção a favor ou contra a empresa. “Quem alega e não prova não alegou”, alegação sem prova transforma-se em uma denúncia vazia.

Por exemplo, o contribuinte alega na sua impugnação que não é devedor do tributo, pois já o pagou, no entanto, não apresenta na peça impugnatória cópia do comprovante de recolhimento. Seu argumento é inválido, não é acolhido, não está devidamente comprovado, é nesse sentido que as provas devem ser consideradas.

No julgamento, são três as verdades: a) verdade descrita no lançamento pelo Auditor, com provas; b) verdade descrita na defesa, com provas; c) verdade do Julgador. Prevalecendo a verdade do julgador, portanto as provas terão papel fundamental para a formação da convicção do julgador.

Documentação

A produção de provas fortes e irrefutáveis deve ser preparada pelo contribuinte na ocasião da realização do ato jurídico (negociação: compra ou venda). A prova nada mais é do que um documento hábil (aceito pelo fisco) que suporta o lançamento contábil. Muitas vezes, os responsáveis pelas empresas apresentam documentos parcialmente hábeis, documentos considerados não hábeis (pedido, rascunho de compras, sem identificação) ou não apresentam documentos.

O Contador, por sua vez, cobra os devidos documentos, mas como a empresa é dinâmica e já está envolvida em outras negociações não se preocupa com a documentação anterior. Então o lançamento contábil é feito com base na cópia de cheque sem a documentação comprobatória. O tempo passa, substitui-se o Contador, o Administrador ou até mesmo os sócios, a falta do documento só vai ser observada quando solicitado pelo fiscal, quase 05 anos após a data que deveria ser emitido.

A administração sai correndo atrás da documentação, inútil o fornecedor que vendeu fechou, até mesmo não é mais fornecedor da empresa, não vai ter nenhuma vontade em procurar documentos, ou ainda, não foi emitido o respectivo documento fiscal, naquela ocasião. São fatos lamentáveis, mais que normalmente ocorrem em nossas empresas, é uma questão de cultura, pois são os sócios que administram suas próprias empresas e acreditam que não é necessário manter toda a documentação em ordem.

Todos os lançamentos contábeis necessitam de comprovantes hábeis, sejam de receitas, despesas ou variação patrimonial. A produção de provas é estabelecida pelos documentos que dão suporte aos lançamentos contábeis. Qualquer fragilidade expõe a empresa em um processo de fiscalização.

Provas Contábeis

Várias são as formas de provas que acompanham o lançamento contábil, por exemplo:

a) O próprio documento é o comprovante do lançamento contábil. Exemplo: nota fiscal de compras de peças, no Diário consta o número da nota fiscal e o nome da empresa, bem como o valor do documento;

b) Diferente é uma provisão de férias, na qual devem constar todos os funcionários que têm direito a férias. Em empresas com 20, 100, 500, 1000 ou mais funcionários, não é possível lançar na contabilidade individualmente a provisão por funcionários.

A prova consiste, neste caso, que os saldos contábeis estejam em conformidade com o total do relatório da provisão de férias e encargos, o qual é fornecido pelo setor pessoal da empresa.

No relatório de provisão de férias consta individualmente o nome de cada funcionário, a data de admissão, o período aquisitivo de férias, o número de meses a que tem direito a férias, o terço constitucional, bem como os encargos de FGTS (8%) e INSS (em torno de 28,8%- empresa, SAT, terceiros e aposentadoria especial), requisitos constantes no artigo 337 do Decreto 3.000/99 (RIR/99).

Além disso, esse relatório é emitido pelo sistema do Setor de Pessoal que possui cadastrado todos os funcionários da empresa ou pode ser confeccionado em planilhas de acordo com a realidade da empresa, sendo despesa dedutível em função de previsão legal.

Se a empresa, por ocasião do lançamento contábil, não efetuou a produção de provas, mediante o relatório de provisão de férias individualizado por funcionários, a despesa será glosada, devendo o valor ser adicionado ou lucro real. Fica difícil confeccionar essas provas quando a empresa for autuada, pois já se passou muito tempo e o período de defesa é de apenas 30 dias da data da ciência do auto de infração. A Contabilidade levada a sério, serve como instrumento de filtro da documentação, bem como de prova no Processo Administrativo-Fiscal.

c) Os impostos ainda que não pagos e ou a pagar são dedutíveis pelo período de competência (parágrafo 2º, artigo 41 da Lei nº 8981/95 e Artigo 1º da Lei nº 9.316/96). Para isto, o Contador deve elaborar demonstrativo, mês a mês, demonstrando a base de cálculo, a alíquota e outros valores que servirão de suporte para o cálculo do imposto, bem como declará-lo na DCTF. Se o fiscal não constatar subsídios necessários que comprovem o lançamento contábil, a despesa poderá ser glosada.

d) Lançamentos globais contábeis – É um “prato cheio” para a fiscalização quando constata na contabilidade despesas lançadas englobadamente, isto é, várias despesas (pagas ou a pagar) que estão lançadas pelo valor total. Esse procedimento acaba facilitando o trabalho de investigação, pois o lançamento é facilmente identificado e depois porque se constitui provisão lançamentos englobados, sem a devida comprovação, sendo indedutível a provisão para fins de IRPJ e CSLL (inciso I, do art. 13, da Lei 9.249/95). Se na data da contabilização o o lançamento não é discriminado, passados 3 a 5 anos fica difícil chegar a conclusão de quais documentos compõem o lançamento.

Diferentemente são os lançamentos pelos totais que estão individualizados em livros auxiliares de contabilização, que ficam à disposição da fiscalização e lastreados por documentos hábeis.

e) Outras contabilizações – contabilizações que são feitas utilizando-se de consultas, acórdãos ou interpretação da lei a favor da empresa, devido a um provável questionamento em uma fiscalização, devem ser arquivados juntamente com os documentos contábeis, em formato de dossiê, explicando e comprovando o raciocínio que justificou o lançamento contábil.

f) Especificar no histórico contábil os dados do lançamento.

Questionamento Regular

A exposição deste assunto tem como objetivo alertar os contribuintes e contabilistas de que a produção de prova deve ser feita por ocasião da realização do negócio e da contabilização, cabendo uma indagação mental regular: – Este documento que suporta a contabilização é hábil e idôneo? Está revestido das formalidades necessárias para ser considerado dedutível na apuração do Lucro Real, adequado para crédito do imposto (PIS/COFINS/IPI/ICMS) ou em outra questão ligada à tributação?

Desta forma, tomando todas as precauções possíveis, no momento adequado, não será uma tarefa difícil de convencer o Fiscal ou o Julgador, já que a Contabilidade fará prova a favor do contribuinte.

São filtros que facilitarão a defesa do contribuinte em autuações fiscais, pois a produção de provas, após passado anos, em tempo curto (30 dias para a impugnação), tende a ser complexo, senão inexequível. Ao contrário, uma Contabilidade com suporte documental, torna-se favorável à empresa, provando a boa-fé do contribuinte e exigindo a prova em contrário do fisco.

O autor, Paulo Henrique Teixeira, é tributarista e autor de diversas obras, dentre as quais:

Depreciação Fiscal dos Bens do Ativo Imobilizado

08/07/201305/07/2013 Portal Tributário

Depreciação é a alocação sistemática do valor depreciável de um ativo ao longo da sua vida útil, ou seja, o registro da redução do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.

A depreciação do ativo se inicia quando este está disponível para uso, ou seja, quando está no local e em condição de funcionamento na forma pretendida pela administração. A depreciação gera encargos que serão registrados periodicamente em contas de custo ou despesa.

Bens Usados

A taxa de depreciação de bens usados, para fins de apuração do custo ou despesa operacional das empresas tributadas pelo lucro real, tem parâmetros fixados pela IN 103/1984 da SRF, podendo a mesma ser calculada considerando como prazo de vida útil o maior dentre:

1. Metade do prazo de vida útil admissível para o bem adquirido novo;

2. Restante da vida útil do bem, considerada esta em relação à primeira instalação para utilização.

Assim, por exemplo, um caminhão de carga, cuja vida útil é de 4 anos, se adquirido após 3 anos de fabricação, poderá ser depreciado em 2 anos, aplicando-se a taxa de 50% ao ano (ao invés de 25% a.a., que seria a taxa para o caminhão novo).

Depreciação Acelerada Contábil (em função dos turnos)

Em relação aos bens móveis, poderão ser adotados, em função do número de horas diárias de operação, os seguintes coeficientes de depreciação acelerada (Lei 3.470/1958, artigo 69):

I – um turno de oito horas…………………………..1,0;

II – dois turnos de oito horas……………………….1,5;

III – três turnos de oito horas……………………….2,0.

Portanto, a utilização da aceleração da depreciação contábil, quando há mais de um turno diário de operação, poderá permitir uma contabilização maior de encargos dedutíveis na apuração do resultado tributável.

Base: artigo 312 do Regulamento do Imposto de Renda RIR/1999.

Partes e Peças de Equipamentos Substituídos

As contas que registram recursos aplicados para manutenção em almoxarifado de partes e peças, máquinas e equipamentos de reposição, que têm por finalidade manter constante o exercício normal das atividades da pessoa jurídica, devem ser classificadas no ativo imobilizado.

As partes e peças que quando aplicadas em substituição das danificadas resultarem em aumento de vida útil superior a um ano, prevista no ato de aquisição do bem, deverão ser acrescidas ao valor desse bem. Caso contrário, poderão ser computadas como custo ou despesa operacional (RIR/1999, artigo 301 e §§ 1º e 2º).

Fixação do Prazo de Vida Útil

A IN SRF 162/1998 fixou o prazo de vida útil, a partir de 07.01.1999, para os bens do imobilizado. Para obter a lista, acesse o tópico “Taxa de Depreciação de Bens do Imobilizado“.

Outros Detalhamentos

Para obter maiores detalhamentos e exemplos, acesse o tópico Depreciação de Bens no Guia Tributário On Line. Conheça também nossas obras eletrônicas atualizáveis, dentre as quais destacamos:

Arrolamento – Substituição de Bens

06/08/2012 Portal Tributário

Através da Solução de Consulta RFB 22/2012 a 3ª Região Fiscal tratou da substituição de bens utilizados no arrolamento fiscal, ressaltando que é permitido ao contribuinte alienar, onerar ou transferir a qualquer título bens que tenham sidos arrolados para garantir o cumprimento da obrigação tributária principal instaurada em procedimento regular de fiscalização e efetuar a substituição desses bens, desde que comunique tal fato, em tempo hábil, ao Fisco federal, e este autorize a substituição dos bens arrolados por outros que possuam o mesmo valor e liquidez dos bens originalmente arrolados.

No entanto, o entendimento do fisco é pela vedada a pretensão do contribuinte em alienar, onerar ou transferir bens objeto de arrolamento com o pretenso propósito de aumentar o capital social de empresa sob a natureza jurídica de Sociedade Anônima, quando esta não cumpriu regras específicas exigidas para tal, na Lei das S/A, aliado ao fato de já existir processo administrativo contra si instaurado, em que a Administração Tributária Federal negou a substituição de tais bens para os propósitos aqui referidos.

Conheça nossa obras eletrônicas atualizáveis, dentre as quais:

Boletim Fiscal de 23.01.2012

23/01/2012 Portal Tributário

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