conciliação – Guia Tributário

A conciliação contábil consiste na comparação do saldo da conta existente na escrituração, de movimento patrimonial, com uma informação externa à contabilidade (por exemplo: extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise, em determinada data.

A conciliação é imprescindível, pois sem ela a confiabilidade dos saldos fica restrita aos lançamentos realizados, sem a confirmação com dados independentes.

Ao fazer a conciliação das contas patrimoniais e de resultado, entre outros itens mais comuns:

a conta Caixa deverá estar em conformidade com os boletins de caixa, caso os mesmos não sejam elaborados pela empresa o Contabilista deverá examinar o Razão da conta Caixa para evitar lançamentos incorretos;
as contas bancárias e de aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos bancários e ou conciliações dos bancos;
a conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber – a cada período ou fechamento de balanço deverá solicitar ao departamento financeiro da a posição das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros contábeis, por exemplo o lançamento a maior de Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, ICMS, Simples e outros);
as contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada no balancete, bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros;
a conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples Nacional);
as contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das contas a pagar ou o setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de cada fornecedor com o objetivo de confrontar com a contabilidade;
empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a contabilização dos juros e das atualizações pelo período de competência bem como estarem de acordo com as informações oriundas das respectivas instituições financeiras (planilhas, extratos).

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Em setembro, entrou em operação o Alerta Simples Nacional, programa da Receita Federal que tem como objetivo comunicar as micro e pequenas empresas participantes do Simples Nacional sobre possíveis irregularidades nas informações declaradas.

O questionamento mais comum tem sido a confrontação entre receitas declaradas e o volume de cartões de crédito informados pelas administradoras à Receita Federal. Caso sua empresa tenha sido comunicada sobre esta inconsistência (valor das operações de cartão de crédito maior que a receita declarada), verifique o seguinte:

1 – Todas as receitas foram declaradas corretamente?

2 – Qual o valor das cobranças de cartões de crédito utilizado como parâmetro pela Receita? Este valor está correto e foi contabilizado corretamente?

Se o valor de 2 (valor correto, após as checagens) for maior que 1 (valor correto, após as correções), então se justifica a necessidade de retificar a declaração (DASN), na parte das receitas. Mas nem sempre é o caso – verifique, por exemplo, se este excesso não está relacionado com a atividade prestada em serviços de cobranças a terceiros – veja alguns detalhamentos práticos no artigo Cobrança de Créditos de Terceiros – Receita a ser Considerada.

Em caso de inconsistência dos valores das cobranças de cartões de crédito utilizado como parâmetro (checagem 2), deve-se providenciar a conciliação entre cobranças efetivas e as informadas à Receita Federal pelas administradoras. As administradoras enviam anualmente extratos com o volume de cobranças realizadas.

Outra forma, indireta, de fazer a conciliação, são os extratos bancários da empresa, em que constem o crédito diário das cobranças dos cartões. Neste caso, o valor constante no extrato bancário é o líquido, deve-se adicionar os valores das taxas de administração cobradas. Esta conciliação será a contraprova para eventual questionamento pela Receita.